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Búsqueda laboral:Secretariado General de la oficina central de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires



Publicado: 23 May 2018
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La Fundación Vida Silvestre Argentina seleccionará una persona para el cargo de "Secretariado General de la oficina central de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires", cuyo perfil responda a las características descriptas más abajo. 

La única forma de recepción de CVs es a través del siguiente link


Perfil de la busqueda
 
Algunos de los siguientes requisitos no son excluyentes, la evaluación de los postulantes se hará en forma integral
 
Profesional
 
  • Universitario o Terciario  de carrera de relaciones públicas, auxiliar administrativo, comunicación social, o afines.
  • Muy buen dominio del inglés y español (escrito y oral). Excluyente
  • Dominio de herramientas informáticas (Microsoft Office e Internet)
  • Manejo de Base de datos.
  • Experiencia previa de 5 años.
  • Capacidad para el trabajo en equipo.
  • Conocimientos de Protocolo y Ceremonial en redacción
 
Personal
 
  • Responsabilidad, compromiso, honestidad, respeto, solidaridad, capacidad de empatía.
  • Cordialidad de trato, discreción, disposición al servicio, apertura al aprendizaje permanente, versatilidad, pro actividad para afrontar nuevos desafíos laborales, orientación a resultados.
  • Capacidad de concentración, criterioso, autonomía de desempeño, uso eficiente del tiempo. (organizado, metódico, recursivo)
 
Modalidad full time.
 
El lugar de trabajo es la oficina central ubicada en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
 
Términos de referencia
 
Institución: Fundación Vida Silvestre Argentina
Reporta a: Directora de Administración, Finanzas y Recursos Humanos
 

 
 
 
Objetivo general de la posición:
 
Secretariado general de la oficina central de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (CABA) y específico del equipo Directivo y el Consejo de Administración de la Fundación Vida Silvestre Argentina.
 
Principales actividades a desarrollar
 
Vinculadas al Secretariado General de la oficina CABA de Vida Silvestre.
 
  • Atención de la central telefónica y derivación de llamados
  • Atención del portero eléctric0 y puerta de la oficina, o derivación a responsables de recepción de visitantes específicos.
  • Coordinación de servicios externos (limpieza, IT, proveedores de papelería y librería, impresión de tarjetas personales de todo el personal, cuentas de mail institucionales y subscripciones a sistemas de WWF y otras redes.)
  • Asistir en la coordinación logística de viajes internacionales a todos los miembros del equipo de Vida Silvestre.
  • Colaborar en la gestión de campañas institucionales, en sus aspectos logísticos y de gestión de contactos
  • Colaboración con el área de donantes individuales en relación al contacto con socios realizando mensajes de bienvenida, recuperación de datos, actualización de cuota  por medio de e-mails y llamados telefónicos
  • Desarrollar y administrar una base de datos de las iniciativas, asociaciones, federaciones, cámaras a las cuales Vida Silvestre adhiere, participa y/o aporta. Con  identificación de referentes de Vida Silvestre y datos de contacto de la iniciativa, a la vez que el nivel de aporte económico y los periodos de pagos correspondientes
  • Desarrollar y Administrar  un inventario de los equipos y dispositivos de la  Fundación Vida Silvestre Argentina y dar seguimiento a préstamos y devoluciones  de los que se encuentran en la  oficina central de la Ciudad  Autónoma  de Buenos Aires. Advertir a la Directora de Administración sobre perdidas, roturas o desgaste y necesidad de reemplazo.
  • Coordinar el proceso de uso y mantenimiento de los vehículos, reservas, préstamos y devoluciones en condiciones.
  • Realizar  o coordinar la realización  de trámites y gestiones ante otras instituciones a indicación de la Directora de Administración y  Finanzas.
  • Desarrollar, administrar y mantener actualizada una lista de contactos claves institucionales a realizar con aportes de todo el equipo de Vida Silvestre
 
Vinculadas al Secretariado Especifico del Equipo Directivo ( 5 directores máximo).
 
  • Colaborar en el desarrollo y articulación de la agenda de reuniones entre el equipo directivo y dentro de los equipos de cada director.
  • Mantener un registro de viajes previstos por el equipo directivo y asistir en los  aspectos logísticos de los mismos.
  • Apoyar en la redacción/envío de cartas.
  • Advertir sobre notas relevantes en el área de cada una de las Direcciones  en los diarios papel que se reciben en la oficina.
  • Organización  logística de viajes nacionales e internacionales.
  • Solicitar  información interna y externa, recoger y sistematizar  a Vida Silvestre según pedidos del Equipo  Directivo.
  • Gestionar adelantos de dinero en las tarjetas recargables y procesar comprobantes de gastos en el formato provisto por la Dirección de Administración y Finanzas para realizar la justificación de las erogaciones generadas por las funciones de los Directores.
  • Gestionar reuniones claves de los Directores con contactos externos
 Vinculadas al Secretariado del Consejo de Administración (CDM), de la  Fundación Vida Silvestre Argentina.
 
  • Asistir a  la Presidente del CDM en la convocatoria de reuniones mensuales y  asambleas ordinarias y extraordinarias.
  • Manejar el intercambio de correspondencia física y digital entre los miembros del CDA
  • Articular  la comunicación entre el  CDM, el Consejo  Científico  de la Fundación Vida Silvestre  Argentina y el Equipo Directivo.
  • Preparar y enviar  la documentación pertinente a las reuniones del  CDM  con la antelación y formato apropiados
  • Organizar todos los insumos necesarios para las reuniones mensuales del CDM, como impresión de materiales, catering, acceso a la institución.
 
 
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